浅论高校档案管理工作
刘新喻
摘要:高校档案管理有其重要性，加强高校档案管理的标准化，加快高校档案管理正反馈机制的形成、建立，与需求相结合，能有效保障档案管理的规范操作，提高供给的实时性、真实性、有效性。
关键词:高校；档案管理；标准化；正反馈机制
档案管理就是知识管理。档案作为数据流的一个源头，能够决定需求终端所获取内容和呈现结果的真实有效。加强高校档案管理的标准化，加快高校档案管理正反馈机制的形成、建立，与需求相结合，能有效保障档案管理的规范操作，提高供给的实时性、真实性、有效性。
1、高校档案管理的重要性
高校档案是随着学校的不断发展而逐渐积累起来的，记载了学校发展史上的优秀成果和建校经验，内含多样价值。
1.1反映在档案共性上的重要性
从某种程度上说，档案是历史材料的一部分，具有反映真实、辅助研究等的重要使用价值，以及史料的存储价值。具体地看，可把档案管理比作一项小型的会计工作，档案的意义就形同是一种原始凭证，是开展其他系列工作的原点;抽象地看，把档案管理比作一项大型的统计分析工作，档案的意义就形同一个数据库，是开展其他系列工作的支点。
1.2反映在档案特殊性上的重要性
首先是高校档案门类的庞杂性。高校档案有党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类，共11类。其次是高校档案的业务特殊性。高校服务的对象主要是学生和教师群体，所存档案中绝大一部分或是师生学习活动的经验总结，或是教学科研工作及优秀成果汇总，又或是师生个人履历、学生学籍档案、学生奖助档案等，有较明显的业务特征。
2、加强高校档案管理的标准化
高校档案具有数量、规模上的巨大性和结构上的复杂性，管理的目标绝不是简单的梳理归档、催还与看护，还应有意识地不断更新管理技术，加强标准化管理。
一是扩大高校档案供给端的技术应用。高校学生无疑是现代化网络、智能技术掌握最迅速的群体。因此，应尽可能地把来自于学生群体提供的档案资料在源头上进行数据化，如果有条件，甚至可以开发一套学生档案网络系统，让学生可以实时进行档案的自主管理。
二是提高高校档案需求端的技术应用。高校档案的需求端不仅有学校的各个部门，还包括学生和教师群体。提高需求端的技术应用，就是要对高校档案的使用情况进行统计分析处理。比如可以采用统计工具嵌入档案系统的方式，智能生成师生对档案使用情况的数据反馈(比如参阅文献、借阅书籍等)，再对不同阶段的管理成果所提供的反馈信息加以统计处理，定期制作档案使用信息的分析报告，发现用户群特征、档案使用率、需要查漏补缺或重新归类的相关档案等，以便于向使用者提供最优的服务。
3、加快高校档案管理正反馈机制的形成和建立
要让高校档案持续发挥应有的效益，成为一种高效资源，函需基于高校档案的潜在价值，从开发、发扬和巩固其校园价值、社会价值和经济价值出发，加快正反馈机制的形成和建立。
3.1促进档案参与校园文化建设
校园文化包括物质文化、制度文化和精神文化。图书馆是高校最突出的物质文化载体。然而相比于图书馆，校外明亮、无线网络畅通及人性化设计、舒适度高的咖啡屋、私营书屋反而成了越来越多大学生的首选阅读、创作之地。为了促进高校档案管理正反馈机制的形成，应充分发挥图书档案的作用与价值，加大投资力度，建立对外开放机制，提高图书馆吸引力。
高校档案管理制度是重要的校园制度文化，间接影响档案管理观念的改变。高校应加强档案的管理工作，根据实际情况建立健全适合本校的文书处理、归档范围、保存期限、保密、利用、岗位职责等制度，加大力度提高档案管理人员的综合素质，加强管理人员现代化和电子化进程的岗位培训和学习，学习新的档案管理方法和理念，跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证高校档案管理工作正常有序稳定进行。
高校档案是校园文化的精神集散点。高校档案涉及学生学习、生活的方方面面，刻录与记录优秀精神，让那些瞬间的、历史的片刻成为记忆的永恒，不断汇聚成正能量，构成高校校园文化新的精神底色。
3.2开发高校档案的社会价值和其他经济价值
高校档案集聚了最多的原始文献、二次文献、第一手资料、第一手科研成果。如果在高校设立档案汇总分析监管委员会，运用大数据系统进行档案分析，发现档案需求、发掘知识动向，形成主动反馈机制，可使档案管理成为高校一项知识开发处理的新事业。
高校档案管理本质是一项服务工作。高校档案使用者主要有学生、教职工、教育相关部门。在他们与高校档案管理部门之间建立计算机网络平台，对纸质数据进行数字化处理，建立高效快捷的收藏、储存、检索、利用的用户反馈机制，能有效提高档案管理效率和利用率。