高校图书馆档案管理新思路
刘敏
摘要:在高校图书馆管理工作中，档案管理是其主要职责之一，档案的高效优质管理能够促进图书馆的建设和发展。本文分析探究了目前高校图书馆档案管理中存在的问题，并提出了优化高校图书馆档案管理的新思路。
关键词:高校图书馆；档案管理；存在问题；管理新思路
在高校图书馆管理工作中，档案管理是其主要职责之一，档案的高效优质管理能够促进图书馆的建设和发展。互联网和计算机技术的快速发展加速了信息的传递，文献数量在此基础上得到大幅提升，由此扩大了档案的规模，这直接导致档案管理工作量和难度的大幅增加。如何做好高校图书馆档案管理工作是档案工作者面临的一项重要任务。本文分析探究了目前高校图书馆档案管理中存在的问题，并提出了优化高校图书馆档案管理的新思路。
1、高校图书馆档案管理中存在的问题
1.1档案管理人员业务水平不高。目前，负责高校图书馆档案管理的相关工作人员多为兼职，缺乏专业的档案管理知识。在日常档案管理工作中，只是做好登记、存档、保管等基本工作，对于需要一定信息技术要求的文件信息管理工作则无法胜任。因此，现有档案管理人员的业务水平难以满足档案管理信息化的要求。
1.2馆藏档案结构不合理。要想适应信息社会发展的需要以及高校图书馆的业务发展需要，就必须对档案管理的内容和结构进行一定的调整，这样才能顺应当前档案管理的发展趋势。馆藏档案结构的不合理表现在以下两个方面:一是不同的档案载体。档案载体包括纸质档案和电子档案等，目前大多数馆藏档案还是以纸质档案为主，相比较之下，以电子档案为载体的档案所占数量较少;二是档案品种类别不同。目前大部分高校图书馆的档案中，占绝对比重的还是相关文献档案，而相关业务档案馆藏数量较少。
1.3档案信息开发利用观念薄弱。只有充分利用档案信息，才能体现高校图书馆档案管理的价值。然而，目前一些高校图书馆存在着只注重处理和使用档案的现象，未能充分发挥图书馆档案资源的价值。重处理轻开发的问题制约了图书馆档案管理工作的开展，造成了图书馆档案资源的搁置和浪费。尽管电子档案有着更加方便快捷的优势，但纸质文献这种传统单一的档案模式仍是目前大部分高校图书馆所采用的档案管理方法。在信息时代，可以从多方面获取档案资源，纸质档案已无法满足人们的需求。在一些已实现文献资源白动化的图书馆中，档案的管理和利用与图书信息资源的现代化发展不同步，这就导致档案管理和提供信息资源间的不平衡，不利于图书馆档案管理工作的优化发展。
1.4信息化服务层次较低。虽然高校图书馆的档案资源丰富，但信息化服务层次较低。随着各种现代化设备的逐步普及和完善，为图书馆档案管理工作带来了更多便利条件。目前图书馆档案管理信息化服务的作用还有待完善和深化，在信息管理过程中，计算机网络技术的优势还没有得到充分的发挥。例如有些图书馆既没有提供全方位的信息服务，又没有建立在线用户的交流渠道，导致档案资料不能实现适时共享，阻碍了开发和挖掘。
2、高校图书馆档案管理新思路
2.1建立健全档案管理制度。高校图书馆的档案管理工作包括档案的收集、记录、确认、存储、检索、编纂和研究、统计、利用八个环节。要想使档案管理工作顺利流畅地进行，建立完善健全的相关档案管理制度是非常有必要的。
2.2提高相关管理人员的素质。第一，选择具有较强职业追求和较高学历的人才作为档案管理人员。相关档案管理人员不能随意调动岗位，每个岗位最好维持稳定的工作人员，这样有利于档案管理工作的稳定和可持续性发展。第二，通过相关培训，不断提高档案管理人员的管理水平。第三，为适应档案管理工作信息化的要求，相关管理人员必须更新传统的管理方法，积极学习和掌握计算机网络技术。第四，高校图书馆的档案对于学校来说有非常重要的意义，因此不能忽视对档案管理人员的思想政治教育，要提高他们的政治觉悟，调动他们的工作积极性。
2.3优化档案结构。一方面，应重视图书馆发展历史档案资料的收集和管理。这些档案资料记录了图书馆的重要活动和重要事件，对图书馆的发展有着借鉴意义。另一方面，还应注重非文字性的材料，例如电子档案、物件、音像等的采集、整理工作。相较于单一的文字材料，这类辅助材料形象、生动，且更加真实，更具价值和意义。根据档案载体多样性的特点，电子文档、音像、照片、光盘、奖杯、奖品等也应成为档案管理工作关注的重点，以确保档案资料的完整性和系统性。
2.4充分开发利用档案信息。图书馆进行档案管理工作的目的是为了实现档案信息的开发和利用。为了实现档案信息的真止价值，保证图书馆服务工作的顺利进行，档案管理人员要积极配合图书馆和高校的工作计划，将操作实践和开发利用相结合，及时准确地根据学校的需要提供相对应的档案信息资料。与此同时，积极开展相关宣传工作，让工作人员和读者都能认识到图书馆档案资料的重要性，确保档案资料能够得到充分利用。
2.5加强电子档案建设，完善信息化管理。传统的手工档案管理方法不仅效率低，且因管理工作繁重、工作量大，容易出现记录错误和档案丢失等情况。随着计算机技术的普及、互联网的快速发展，电子档案在高校图书馆档案管理工作中逐步推广开来。通过利用现代信息技术、先进的电子设备来改变传统的档案储存方式，实现信息化管理，不仅方便用户在线查找，而且对档案分类、归档工作都有很大帮助。电子档案的应用在很大程度上节省了人力和物力，对节约成本、实现环保的绿色办公理念十分有益。在电子档案管理应用中，要逐步发展深化，搭建良好的互联网平台，建立完整的档案数据库。另外，为了方便管理与应用，可建立客户端系统，实现与用户间的随时对接。档案多为机密文件，不可外泄，因此，利用网络档案平台一定要做好后台维护，不仅要保证系统的止常运转，而且要维护好网络安全，避免信息外泄。
随着互联网科技的飞速发展，高效、便捷、全面的现代检索方法对于高校图书馆档案管理工作来说既是机遇也是挑战。它不仅可以提高图书馆档案资源的利用率，还可以满足人们的需要。为了保证高校图书馆档案管理的有序发展，需要探索新的管理理念，管理形式应从单一形式向多元化形式转变，使学生和教师能够快速、有效地获取所需的信息。互联网信息技术的发展加快了数据时代发展的步伐，高校图书馆要顺应时代的发展，完成档案资源管理形式的转变，提高图书馆档案资源的使用价值，促进图书馆的可持续发展。